Alquiler de impresoras

El alquiler de impresoras ha ganado terreno en los últimos años frente a la compra en propiedad de la propia impresora. Antes de conocer los costos de contratar o alquilar una impresora, es importante sopesar las ventajas y desventajas de alquilar o comprar. Hay grandes diferencias entre las dos opciones y repasaremos brevemente los puntos principales. Optar por el alquiler, distribuye el coste durante el período de contrato. 

La mayor ventaja del alquiler frente a la compra en propiedad es que no tendremos que pagar el precio de la impresora. Tampoco tendremos que preocuparnos por la compra de los consumibles y por las posibles averías que pueda sufrir la máquina. El contrato de alquiler nos proporcionará un todo en uno para que nos despreocupemos completamente de su mantenimiento.

Pros y contras del alquiler de impresoras 

Ventajas de alquilar una impresora

Al alquilar una impresora, el contrato generalmente incluye el mantenimiento y las recargas de toner. Esto ayuda a mantener el coste del alquiler más barato que si comprásemos la máquina. Cuando somos los propietarios, somos responsables de todos los costes adicionales. Es fácil elegir un nuevo contrato de alquiler o una actualización de la impresora al final del contrato sin tener que preocuparnos por vender o deshacernos de la antigua.

Al finalizar el contrato, podremos renegociar las condiciones para un nuevo alquiler de una impresora multifunción de última generación. Si la hubiésemos comprado y quisiéramos cambiarla por un modelo actual, tendríamos que vender o desechar la vieja y volver a invertir en la nueva. Nunca tendremos una impresora vieja o desfasada.

Desventajas del alquiler de impresoras

La impresora no será suya en propiedad nunca.

Si compra la impresora, tiene el control total y puede decidir cuándo necesita ser reparada o reemplazada. Puede organizar reparaciones, etc. directamente y no tiene que pasar por la empresa de alquiler para hacer las cosas.

Diferencia entre renting de impresoras y alquiler de impresoras

Cuando optamos por el renting de impresoras, generalmente se trata de un contrato a largo plazo (generalmente varios años). Pagaremos cantidades fijas cada mes por el uso de la impresora.

Cuando por el contrario optamos por el alquiler de impresoras, generalmente es un contrato a corto plazo en el que paga una tarifa por el uso de una máquina durante un período de tiempo determinado. Si no está seguro de si debe alquilar o arrendar una impresora, piense detenidamente durante el período de tiempo que necesita la impresora.

Si tiene cualquier duda al respecto, nuestro departamento comercial tiene los argumentos precisos para eliminar cualquier duda que usted pueda tener al respecto.

Cosas a considerar al solicitar un presupuesto para una impresora:

• Blanco y negro o color: esto tiene un gran impacto en el precio de la impresora, ya que el color marca una gran diferencia en el producto final, los costos de mantenimiento también se ven afectados debido a la necesidad de más cartuchos de tinta para las impresoras a color.
• Velocidad de impresión: puede ser muy importante para algunas empresas que necesitan producir grandes volúmenes muy rápidamente. Mientras que algunas empresas, estarán satisfechas con la velocidad de impresión estándar. Las máquinas más rápidas, evidentemente costarán más.
• Funcionalidad: ¿Necesita muchas funciones? ¿Su impresora necesita poder copiar, escanear, imprimir, enviar por correo electrónico y enviar faxes? ¿Necesita opciones de acabado como grapado? ¿Necesita copiar e imprimir desde o sobre tamaños de papel más grandes?, etc.
• Fax / Escáner: ¿Necesita solo una impresora o también necesita poder enviar faxes y escanear desde ella? No todas las máquinas son compatibles con el fax y el escaneo, así que asegúrese de especificar esto cuando solicite una cotización.
• Conectividad inalámbrica: ¿necesita conectividad inalámbrica de su impresora? Muchas conexiones fijas pueden ser restrictivas para empresas más grandes donde muchas personas usan una misma impresora.
• Impresión dúplex: la impresión dúplex es una característica que permite que la impresión se realice en ambos lados o caras del papel, lo que ayuda a ahorrar papel y reducir costos.
• Impresión en red: la impresión en red permite a las personas imprimir documentos incluso cuando no están cerca de la impresora, lo que ayuda a aumentar la productividad y es útil cuando hay varios empleados que utilizan una impresora.
• Alimentador automático de documentos: esto es útil si está imprimiendo volúmenes altos, ya que aumenta la velocidad y la coherencia del flujo de trabajo.

Alquiler de impresoras de bajo volumen

Antes de decidirnos por la opción del alquiler de impresoras de bajo volumen, haremos unos sencillos cálculos para determinar si será rentable o no para nosotros. Generalmente, las impresoras de bajo volumen no cuestan mucho dinero, por lo que puede valer la pena comprar una en lugar de alquilarla.

Piense en cuánto tiempo necesita la impresora y el volumen de páginas que copia cada día para determinar si el alquiler es realmente la opción más viable para su negocio. Una impresora de bajo volumen puede imprimir unas 20 impresiones por minuto.

Si le damos importancia al olvidarnos de los posibles problemas que puede tener la impresora con el tiempo, la compra de consumibles y el mantenimiento de la máquina, nuestra opción será el alquiler.

Alquiler de impresoras de volumen medio

Las impresoras de volumen medio tienden a procesar alrededor de 40 impresiones por minuto, son perfectas para oficinas con necesidades de impresión moderadas. Puede ser difícil decidir si una máquina de volumen medio o alto es lo mejor para su negocio, una impresora de alto volumen puede copiar de 50 a 150 páginas por minuto, por lo que si su negocio está creciendo y su flujo de documentos está aumentando, puede optar por una impresora de gran volumen.

Considere si necesita una impresora durante un largo período de tiempo o si es solo para la administración de documentos a corto plazo, ya que no desea pagar una impresora durante años cuando no usará todo su potencial durante la mayor parte de ese periodo.

Alquiler de impresoras de gran volumen

Una impresora de alto volumen está diseñada para manejar demandas consistentemente altas en oficinas con gran números de trabajadores, generalmente producen rápidamente entre 50 y 150 impresiones por minuto, el mes promedio serán de varios cientos de miles de copias producidas por impresoras de alto volumen. Eche un vistazo al volumen medio de salida de documentos y decida si una impresora de gran volumen se adapta a sus necesidades.

También considere si los grandes volúmenes son una situación a corto plazo o si espera copiar grandes cantidades de manera constante, generalmente se ofrecen alquileres más largos a mejores tarifas y, también debe tener en cuenta sus necesidades antes de saltar a la opción más barata.

Precios de alquiler

El alquiler de una impresora depende en gran medida del volumen de copias necesarias más que del tiempo que se necesita la impresora. Al calcular cuántas copias necesita hacer cada mes, puede determinar el volumen de impresora requerido y el costo de alquiler aproximado de esta.

La impresora que elijamos dependerá de las necesidades de nuestro negocio, como se mencionó anteriormente podemos elegir entre modelos de volumen bajo, medio o alto dependiendo de cuántas copias necesitemos realizar. El precio de la impresora individual dependerá de su funcionalidad y capacidades: los modelos de mayor volumen tienden a manejar más de 40.000 copias/mes y, a menudo, vienen con características avanzadas u opcionales, como grapado, apilado y encuadernación automáticos.